X
Następny artykuł dla ciebie
Wyświetl >>

Onboarding jako jeden z kluczowych procesów w organizacji

Artur Dzięgielewski PL
·  ·
Onboarding jako jeden z kluczowych procesów w organizacji

Dążenie do bycia atrakcyjnym pracodawcą jest niezwykle ważne w procesie budowania wizerunku każdej organizacji. Pracownicy zazwyczaj poszukują nowych miejsc zatrudnienia, by móc się rozwijać, wykonywać pracę z innym, często szerszym, zakresem obowiązków, czy pracować w przyjaznym środowisku, w stabilnej i rozpoznawalnej na rynku firmie. Powyższe powoduje, że przed współczesnymi działami HR pojawiają się nowe wyzwania, które doprowadzić mają do bycia pożądanym na rynku pracodawcą.

Czym zatem może wyróżnić się współczesna organizacja na tle innych pracodawców, by skutecznie przyciągać do siebie i zatrzymywać najlepszych pracowników? Przykładów jest wiele: od pakietu benefitów pozapłacowych dopasowanych do potrzeb zatrudnionej kadry, poprzez możliwość korzystania ze wsparcia psychologa, po propagowanie aktywności fizycznej, zdrowego trybu życia w miejscu pracy w formie ćwiczeń zespołowych z trenerem personalnym, zajęć z fizjoterapeutą, czy nauki tańca podczas przerw w pracy. Coraz większą wagę organizacje zaczynają przykładać również do pierwszego wrażenia, jakie wywołają u nowo zatrudnionego pracownika. Pracownicy działów HR starają się, aby nowy członek zespołu czuł się dobrze w ich organizacji. Nie wystarczy już jednak tylko prosty pakiet powitalny w postaci kubka firmowego, kalendarza i długopisu. W pamięci ma zostać przede wszystkim szkolenie wstępne, tzw. onboarding. Pojęcie to powstało w latach 70‑ych XX wieku i oznacza wdrożenie.

Czym jest onboarding i jaki jest jego cel?

Jaki ma być cel właściwie zaprojektowanego i przeprowadzonego onboardingu? Przede wszystkim organizacjom zależy na zbudowaniu poczucia przynależności do firmy, większej identyfikacji z pracodawcą, szybszej adaptacji nowych pracowników, a tym samym szybszym samodzielnym realizowaniu powierzonych zadań. Inne cele atrakcyjnie skonstruowanego procesu onboardingowego to dbanie o dobrą atmosferę w firmie, zwiększenie motywacji i zaangażowania nowych członków zespołów, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, czy zmniejszenie poziomu rotacji zatrudnionej kadry. Należy również podkreślić, że tylko dobrze wdrożony pracownik przyczyni się do rozwoju organizacji i będzie chciał z nią związać się na dłużej. Mówiąc innymi słowy onboarding ma za zadanie wprowadzić nowego pracownika w charakter pracy firmy. Jest to proces długotrwały (w zależności od organizacji trwa od 3 do 6 miesięcy) dlatego należy go starannie przygotować.

Z drugiej strony brak onboardingu lub jego niewłaściwa, pobieżna konstrukcja z pewnością nie pomoże pracownikowi w dokładnym zapoznaniu się z jego obowiązkami, czy w zaaklimatyzowaniu się w nowym miejscu pracy. Powyższe z kolei skutkować może wyższym poziomem stresu, frustracją, czy poszukiwaniem nowego miejsca zatrudnienia z powodu braku poczucia przywiązania do obecnego pracodawcy. Skuteczny onboarding zwiększa zyski organizacji, gdyż zaangażowanie i efektywność pracowników są dużo wyższe.

Zrób pierwszy krok – preboarding

Nawiązanie relacji z potencjalnym pracownikiem powinno rozpocząć się już na etapie rekrutacji. Atrakcyjne wizualnie i merytorycznie ogłoszenie o pracę, partnerska rozmowa rekrutacyjna, feedback na każdym etapie rekrutacji z pewnością zapadną w pamięć kandydata jako elementy pozytywne. Z kolei w przypadku zatrudnienia nowej osoby, zanim pojawi się ona w organizacji, warto wcześniej zadbać o jej samopoczucie. Pierwsze dni w nowym miejscu pracy mogą powodować stres. Co zatem zrobić by był on niższy? Przede wszystkim rozpocząć wdrażanie kandydata w kulturę organizacyjną jeszcze przed pojawieniem się w firmie. W tym celu warto skontaktować się ze zrekrutowaną osobą mailowo lub telefonicznie i poinformować, że zespół już jej oczekuje, można załączyć zdjęcie pracowników lub krótkie wideo powitalne. Ważne jest aby nowy pracownik kilka dni przed rozpoczęciem wdrożenia otrzymał szczegółowe informacje o jego godzinie, dacie i miejscu oraz o tym kto to wdrożenie będzie prowadził. Przygotowanie planu onboardingu, stanowiska pracy, materiałów szkoleniowych oraz niezbędnej dokumentacji kadrowej to również ważne elementy wdrożenia nowego członka zespołu. Popularną praktyką jest także wyznaczenie tzw. buddy’ego, czyli pracownika, który będzie opiekował się nową osobą i pomagał jej zaaklimatyzować się w miejscu pracy. Wyznaczając taką osobę należy pamiętać, że musi on cechować się wysokim poziomem komunikacji, empatii oraz wiedzy z zakresu zadań, które wykonywać będzie nowozatrudniony. Działania, które są ważne w procesie szkolenia wstępnego (etap preboardingu) zamieszczono na poniższym schemacie.

Działania na etapie preboardingu (źródło: opracowanie własne autora)

Moduły onboardingu

Jakie moduły powinno zawierać szkolenie wstępne? Tak naprawdę można zaprojektować własne unikalne wdrożenie. W każdym onboardingu nie powinno jednak zabraknąć informacji o firmie (historia, wizja, wartości), kulturze organizacyjnej, korzyściach dla pracownika (benefity, szkolenia, ścieżka rozwoju), zasadach pracy, zakresie obowiązków na stanowisku, spotkań z pracownikami, czy przedstawicielami działów. Ważne też by w ramach szkolenia wstępnego przeprowadzone zostało wdrożenie stanowiskowe w dziale docelowym pod okiem kierownika działu lub dedykowanego pracownika‑opiekuna nowo zatrudnionych osób – wspomnianego już wyżej buddy’ego. Trzeba również pamiętać o szkoleniach obowiązkowych z zakresu BHP, czy RODO. Szkolenie wstępne będzie bardziej atrakcyjne jeżeli zostaną dodane do niego elementy grywalizacji, nagrania wideo z życia organizacji, czy pokaz zdjęć firmowych. Istotnym elementem szkolenia wstępnego jest również oprowadzenie nowych pracowników po firmie w celu pokazania gdzie znajdują się poszczególne działy, kuchnia, pokoje socjalne oraz inne istotne pomieszczenia.

Przykładowy plan szkolenia wstępnego

  1. Ice Breaker na dobry początek, czyli zapoznanie się.

  2. Spotkanie z Buddym oraz zespołem, w którym zatrudniona osoba będzie pracować.

  3. Historia, misja, wizja i wartości firmy.

  4. Prezentacja strony firmowej, profili w mediach społecznościowych.

  5. Oprowadzenie po firmie – poinstruowanie, gdzie znajdują się poszczególne działy oraz istotne dla pracownika pomieszczenia.

  6. Szkolenia obowiązkowe: BHP oraz RODO (w formie e‑learningu lub spotkanie z firmowym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych).

  7. Spotkanie z członkiem Zarządu, omówienie struktury organizacyjnej, przedstawienie planów rozwojowych oraz strategii działania firmy.

  8. Omówienie firmowych procedur, zasad pracy oraz zakresu zadań na stanowisku.

  9. Kultura organizacyjna w firmie.

  10. Przedstawienie ścieżki kariery i możliwości rozwoju na danym stanowisku, informacje o szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych.

  11. Prezentacja benefitów pozapłacowych oraz zasad korzystania z nich.

  12. Przekazanie informacji kadrowo‑płacowych, omówienie obiegu dokumentów kadrowych.

  13. Przekazanie kluczowych informacji o działalności firmy – czym firma się zajmuje, opis produktu, usługi.

  14. Konfiguracja sprzętu firmowego oraz omówienie programów, z których pracownik będzie korzystał podczas pracy.

  15. Szkolenia stanowiskowe w działach powiązanych ze stanowiskiem.

  16. Wdrożenie stanowiskowe w dziale docelowym.

  17. Ankieta po szkoleniu wstępnym.

    Plan szkolenia wstępnego (źródło: opracowanie własne autora)

Wszystkie wyżej przedstawione moduły szkolenia wstępnego zebrać można w formie modelu 4C zaproponowanym przez Taylę N. Bauer (Tayla N. Bauer, „Onboarding new employees: maximizing success”).

Wspomniany model wygląda następująco:

Compliance – szkolenia z zakresu procedur obowiązujących w firmie oraz wymagane przepisami prawa.
Clarification – wyznaczenie celów i zadań nowemu pracownikowi oraz upewnienie się, że je właściwie rozumie.
Culture – prezentacja kultury organizacyjnej, zasad współpracy zarówno tych formalnych, jak i nieformalnych.
Connection – integracja nowego pracownika z zespołem i sprawienie by jak najszybciej zaaklimatyzował się w firmie.

Narzędzia wykorzystywane w trakcie onboardingu

W dobie pandemii często pojawia się pytanie, czy onboarding w formie zdalnej różni się od tego prowadzonego stacjonarnie? W zasadzie nie. Sfera merytoryczna szkolenia wstępnego powinna zostać taka sama, podobnie jeśli chodzi o kwestie organizacyjne. To co ulega zmianie to zastosowane narzędzia wykorzystywane do zdalnego wdrożenia pracowników. Zdecydowanie częściej stosowane są e‑learningi, prezentacje prowadzone online za pośrednictwem dedykowanych do takich działań platform, tele- i wideokonferencje oraz kontakt za pośrednictwem komunikatorów firmowych, czy mediów społecznościowych. Wykorzystanie powyższych narzędzi nie jest dedykowane tylko wdrożeniu zdalnemu, bo chociażby e‑learningi można stosować również w trakcie onboardingu stacjonarnego.

Narzędzia, które można wykorzystać w czasie onboardingu stacjonarnego i zdalnego są bardzo zróżnicowane i warto je dywersyfikować. Kilka z nich prezentuję poniżej:

• możliwość uzyskania odpowiedzi na nurtujące pytania dotyczące procesu rekrutacji, zatrudnienia, organizacji, czy zespołu na firmowym chacie podczas rozmowy z pracownikiem działu HR lub chatbotem, już na etapie rekrutacji lub nawet przed wysłaniem aplikacji (etap preboardingu);
• elementy grywalizacji: gry planszowe, gry biurowe lub terenowe;
• rozbudowana komunikacja: wiadomości e‑mail, newslettery do nowych pracowników na kilka tygodni/dni przed rozpoczęciem pracy, wiadomości ze zdjęciem kandydata przesyłane do pracowników firmy, czy zespołu, w którym pracować będzie nowa osoba, MMS‑y do zrekrutowanych osób ze zdjęciem pracowników, którzy zapraszają do zespołu, wideoemaile prezentujące kulturę organizacyjną firmy oraz jej pracowników;
• spersonalizowane pakiety powitalne, zawierające oprócz gadżetów firmowych, upominki związane z zainteresowaniami nowego pracownika (na podstawie wywiadu przeprowadzonego podczas rozmowy rekrutacyjnej);
• spotkania 1:1 z członkami zespołu przed rozpoczęciem zatrudnienia oraz z buddym, czyli opiekunem‑mentorem nowej osoby, który przeprowadza pracownika przez cały proces wdrożenia, odpowiada na nurtujące pytania, nierzadko w poza firmowym otoczeniu, jak kawiarnia, restauracja, czy nawet siłownia;
• komunikatory firmowe, media społecznościowe, e‑learningi, platformy szkoleniowe, wewnętrzne bazy wiedzy;
• wykorzystanie w procesie onboardingu wirtualnej rzeczywistości (VR);
• prezentacje, wzory dokumentów do pobrania, nagrania wideo, podcasty;
• checklista onboardingowa, czyli lista czynności, które należy zrealizować w procesie wdrożenia pracownika wraz z wyznaczeniem dla niego celów krótko- i długoterminowych.

Ankieta po szkoleniu wstępnym – ważny feedback od nowych pracowników

Onboarding nowych pracowników to proces, który powinien cały czas ewaluować. Ważne jednak by każda nowo zatrudniona osoba została właściwie przygotowana do pracy. Wskazane jest przeprowadzenie ankiety w celu sprawdzenia poziomu satysfakcji nowych pracowników, nie tylko z samego szkolenia wstępnego, ale również z pierwszych dni pracy w zespole, czy w organizacji. Najlepiej przygotować ankietę nie anonimową, by w razie potrzeby można było porozmawiać z pracownikiem i być może doszkolić go w obszarze, w którym nie czuje się pewnie. Poza tym zebrane w ankiecie opinie będą doskonałym źródłem informacji o tym, co należy ulepszyć w szkoleniu lub być może z niego usunąć, przeprowadzić w innej formie, a co dodać. Badanie dostarczy też wiedzę o mocnych i słabych punktach w organizacji. Ankietę, o której mowa, najlepiej przeprowadzić po około 2 miesiącach od zatrudnienia nowej osoby. Arkusz badania może składać się z pytań oceniających oraz opisowych. Wskazane jest aby analizować wyniki badania i podejmować odpowiednie, w zależności od potrzeb działania, bez tego prowadzenie ankiety traci sens.

Obszary, które można poddać ocenie
Przykładowa skala oceny: 5 – bardzo dobrze, 4 – dobrze, 3 – mam mieszane uczucia, 2 – źle, 1 – bardzo źle

  1. Zawartość merytoryczna szkolenia.

  2. Przygotowanie do pracy na nowym stanowisku.

  3. Sposób prezentacji wiedzy podczas szkolenia wstępnego.

  4. Sposób prezentacji wiedzy podczas szkolenia stanowiskowego.

  5. Poziom wiedzy i zaangażowania prowadzącego szkolenie wstępne.

  6. Poziom wiedzy i zaangażowania prowadzącego szkolenie stanowiskowe.

  7. Materiały szkoleniowe - prezentacja, powitalny giftpack, materiały drukowane.

  8. Organizacja wdrożenia (informacja o terminie i miejscu szkolenia, dokumentacja związana z zatrudnieniem).

  9. Czas trwania szkolenia.

Pytania opisowe

  1. Co w całym procesie wdrożenia było najbardziej przydatne i dlaczego?

  2. O co poszerzyłbyś / poszerzyłabyś wdrożenie? Czego w nim zabrakło?

  3. Jakie było Twoje pierwsze wrażenie związane z zatrudnieniem w firmie?

  4. Jak teraz oceniasz firmę, w porównaniu z pierwszym wrażeniem?

  5. Kogo lub co najmilej wspominasz z pierwszych tygodni pracy?

  6. Co zmieniłbyś / zmieniłabyś, czego brakuje Ci w firmie?

  7. Co Cię wyjątkowo pozytywnie zaskoczyło w firmie?

  8. Miejsce na nie opisane wyżej spostrzeżenia, pomysły, opinie.

    Przykład ankiety po szkoleniu wstępnym (źródło: opracowanie własne autora)

Korzyści z dobrze zaprojektowanego onboardingu

Dobrze zaprojektowane i przeprowadzone szkolenie wstępne przynosi organizacji wiele korzyści. Przede wszystkim powoduje, że nowe osoby lepiej zaaklimatyzują się w nowym miejscu pracy, poziom ich stresu znacznie się obniży, będą czuć się swobodniej i co bardzo ważne - szybciej samodzielnie zaczną wykonywać swoje obowiązki (zmniejszenie kosztów oraz większe zyski). Należy pamiętać, że tylko dobrze wdrożony pracownik przyczyni się do rozwoju organizacji i będzie chciał z nią związać się na dłużej (niższy wskaźnik rotacji). Solidne wdrożenie nowo zatrudnionych osób ma duży wpływ na zwiększenie się poziomu retencji, czyli utrzymania pracowników w firmie oraz na efektywność zatrudnionej kadry. W maju 2021 przeprowadziłem, na potrzeby niniejszego artykułu badanie ankietowe na moim profilu zawodowym na LinkedIn. Zadałem użytkownikom mojej sieci pytanie „Jak oceniasz szkolenie wstępne, które przeprowadzono w ostatnim miejscu Twojej pracy?” W badaniu wzięło udział 71 respondentów, którzy spośród 7 odpowiedzi mogli wybrać jedną. Wyniki ankiety prezentuję na wykresie poniżej. Wynika z nich, że aż 26 badanych miało szczęście uczestniczyć w dobrze przeprowadzonym onboardingu, który przygotował ich do wykonywania obowiązków na stanowisku. Niepokojący jest jednak fakt, że 15 osób, w ogóle nie miało szkolenia wstępnego, a 10 ankietowanych wdrożenie nie przygotowało do wykonywania powierzonych zadań.

Wyniki badania ankietowego „Jak oceniasz szkolenie wstępne, które przeprowadzono w ostatnim miejscu Twojej pracy? (źródło: opracowanie własne autora)

Z pewnością z perspektywy osób poszukujących zatrudnienia onboarding również ma duży wpływ na ich odbiór nowego pracodawcy, który może być po szkoleniu wstępnym albo pozytywny, neutralny albo negatywny. O to czy onboarding jest potrzebny zapytałem Mariolę Delińską, menadżera sprzedaży w Agencji Zatrudnienia. Jej zdaniem wstępne szkolenie jest absolutnie konieczne. – „Podczas poszukiwania pracy na rozmowach kwalifikacyjnych zawsze pytam o onboarding, jak również o jego przebieg. Widzę w nim same korzyści i zalety” – podkreśla ekspertka. Poniżej wymieniamy niektóre z nich.

Onboarding:
• porządkuje i systematyzuje wiedzę o nowej firmie i miejscu pracy,
• weryfikuje poziom wiedzy, dzięki czemu wiem, czego mam szybko się douczyć lub oduczyć,
• zapoznaje z kulturą organizacyjną firmy,
• umożliwia szybsze poznanie współpracowników,
• definiuje szczegółowo i praktycznie zakres kompetencji,
• umożliwia szybsze wdrożenie się w nowe obowiązki,
• wykształca cierpliwość wśród dotychczasowych pracowników (jest zrozumienie, że nowej osobie trzeba poświęcić więcej czasu),
• niweluje błędy komunikacyjne,
• określa zasady i wspólny język biznesowy funkcjonujący w firmie (pod określonymi pojęciami wszyscy rozumieją to samo),
• określa styl pracy i zapoznaje z procedurami, • buduje i umacnia atmosferę zaangażowania po obydwu stronach,
• sprawia, że nowa osoba zatrudniona w firmie czuje się realnie potrzebna.

W obecnych czasach świadomi pracodawcy dbają o pracowników podczas całego cyklu ich życia w organizacji: od rekrutacji począwszy, poprzez utrzymanie i działania o tym decydujące, aż do odejścia z firmy. Co więcej, pozostają w relacji z członkami zespołu, którzy zdecydowali się odejść, również po ustaniu zatrudnienia. Warto podkreślić, że nawiązanie pozytywnej, skutkującej dobrymi wynikami relacji zaczyna się na etapie szkolenia wstępnego pracownika. W związku z tym organizacje coraz bardziej starają się o to by pracownik został właściwie wdrożony w życie firmy.

Dagmara Dolata, specjalistka ds. HR w SmartLunch twierdzi, że „osoby zarządzające zasobami ludzkimi w organizacjach są zgodne w kwestii istotności onboardingu, gdyż chcą aby nowy członek zespołu szybko zaaklimatyzował się i rozpoczął realizację powierzonych zadań. Ważne jest również to by świeżo zrekrutowany pracownik został w organizacji jak najdłużej i właśnie w niej planował dalszą karierę. Onboarding to z jednej strony pierwszy krok do budowania zaangażowania w nowym pracowniku, a z drugiej - etap, który tworzy fundamenty do zrozumienia i poznania organizacji tak by pracownik mógł się z nią identyfikować. Dobrym pomysłem podczas wdrożenia jest zaangażowanie innych osób z firmy do, nie tylko przywitania, ale i różnych szkoleń nowych osób. W SmartLunch obowiązkowym elementem każdego onboardingu są spotkania z przedstawicielami każdego działu. Dzięki nim pracownik dowiaduje się czym zajmują się poszczególni pracownicy, ma też poczucie, że jest niezbędnym ogniwem wspólnie działającej całości. Wiedza, którą nabywa nie ogranicza się wyłącznie do specjalistycznej wiedzy eksperckiej niezbędnej na danym stanowisku, ale obejmuje także informacje dotyczące funkcjonowania całej organizacji i tego w jaki sposób realizowane są jej cele. Onbordowany pracownik ma przede wszystkim mieć poczucie spójności działania firmy i utwierdzić się w tym, że jest we właściwym miejscu”.

PRZECZYTAJ TAKŻE » » »

Jak nie popełniać błędów rekrutacyjnych? 

Marta Lenkiewicz PL, Marta Wiechowska PL

Niełatwo jest znaleźć zaangażowanego pracownika, równie trudno zatrzymać go w miejscu pracy. Co zrobić, by ten proces był bardziej efektywny?

Zadbaj o pracowników, a oni zadbają o Twój biznes 

Paulina Kostro PL

Doświadczenie pandemii sprawiło, że priorytetem stało się zdrowie pracowników. Z tego względu zatrudnieni, poza opieką medyczną, sygnalizują dodatkowe oczekiwania względem benefitów związanych z ich kondycją psychiczną. Pracodawcy, którzy zrealizują te potrzeby, mogą liczyć na efektywną pracę zadowolonych pracowników. 

Przychodzi kandydat do rekrutera… Czym jest rekrutacja oparta na dowodach? 

Dawid Zaraziński PL, Piotr Prokopowicz PL

Standaryzacja procesu rekrutacji jest w stanie zwielokrotnić trafność naszych decyzji personalnych.

Artur Dzięgielewski

HR Manager w SmartLunch, założyciel inicjatywy HR Pogotowie, ekspert w obszarze HR

Wybrane dla Ciebie

MyICAN Twoja ścieżka rozwoju
Załaduj więcej wyników

Polecane artykuły


Najpopularniejsze tematy