Relokacja firmy oznacza dużo więcej niż tylko pachnące nowością biuro. Nawet wybór najdoskonalszego budynku i perfekcyjny wizualnie design mogą okazać się porażką, jeśli nie zatroszczymy się o jedną z najważniejszych kwestii w każdym projekcie biznesowym – komunikację. Warto zadbać, aby pracownicy poznali powody zmiany siedziby i poczuli, że ich oczekiwania naprawdę mają znaczenie.
Partnerem materiału jest HB Reavis.
Stało się – umowa wynajmu nowego biura została podpisana. Wkrótce firma opuści miejsce, w którym działała od pięciu, dziesięciu, a może nawet jeszcze większej liczby lat. Co do zasady taka przeprowadzka powinna wiązać się z pozytywną ekscytacją. W końcu jest to krok naprzód. Jednak to, co wydaje się oczywiste dla kadry zarządzającej, dla pracowników niższego szczebla często oznacza stres i obawy przed nieznanym. Taka sytuacja bywa szczególnie niebezpieczna w większych firmach, w których pracownicy od dłuższego czasu przyzwyczajeni są do utartych schematów i procesów biznesowych. Jednak odpowiednie przygotowanie do przeprowadzki może sprawić, że cały proces przebiegnie bez przeszkód, a firmowy zespół – niezależnie od szczebla w organizacyjnej hierarchii – doceni nową siedzibę. Warto więc pamiętać, że przeprowadzka to znacznie więcej niż tylko zmiana adresu i przewiezienie firmowego sprzętu do nowej siedziby. O tym, jak dużo może przynieść dobra komunikacja, wymownie świadczy doświadczenie z przenosin biura HB Reavis. Korzyści z tego posunięcia potwierdzają twarde dane. Rok po przeprowadzeniu tej zmiany, wskaźniki zaangażowania pracowników poszybowały w górę, a HB Reavis otrzymało tytuł „Najlepszego Pracodawcy” przyznawany przez firmę Aon.
Słuchaj ludzi i nie czekaj do ostatniej chwili
Dobrze jest znać obawy pracowników. Odpowiednio wczesne rozpoznanie ich zastrzeżeń dotyczących zmian pozwala rozwiązać wiele potencjalnych problemów ze znacznym wyprzedzeniem. Warto więc dowiedzieć się, co ich martwi, co lubią, a czego nienawidzą w obecnym biurze. Dopiero na tej podstawie możliwe jest zaplanowanie odpowiedniej strategii komunikacji. Jest to faktycznie dwukierunkowy proces, w którym należy opowiedzieć o planach i szansach firmy związanych z przeprowadzką, a także umożliwić wszystkim pracownikom zaangażowanie się w poszczególne działania towarzyszące zmianie biura.
Zadbanie o pracowników to wbrew pozorom najważniejszy element każdej przeprowadzki. Jeśli dowiedzą się o niej z innych źródeł (a dowiedzą się z pewnością), należy bez wątpienia spodziewać się chaosu, nieoczekiwanych problemów i ogólnego sceptycyzmu. Aby do tego nie dopuścić, bezwzględnie należy dzielić się z nimi informacjami tak szybko, jak to tylko możliwe, a prawdopodobnie uda się uniknąć przykrych niespodzianek.
Informację zwrotną można uzyskać najszybciej podczas rozmów indywidualnych. Spotkania statusowe z poszczególnymi zespołami to również świetne miejsce na budowanie dialogu. Komunikacja mailowa oraz internetowe ankiety także dostarczą sporo ciekawej wiedzy. Egzamin zdają ponadto sprawdzone rozwiązania, dlatego nie wolno zapominać o tradycyjnej tablicy informacyjnej. A o czym rozmawiać z pracownikami? Oto kilka sugestii:
pytaj o opinie na temat planowanego sposobu organizacji i wyglądu nowego biura;
zbieraj informacje o szczegółach: jak urządzić kuchnię, co powinno znaleźć się w przestrzeniach relaksu;
ogłoś konkurs na nazwy sal konferencyjnych;
pozwól pracownikom przetestować wyposażenie nowego biura, np. meble;
sprawdź, co pracownicy sądzą o rozwiązaniach wymagających zmiany przyzwyczajeń, zanim je wprowadzisz: archiwizowaniu dokumentów, polityce czystego biurka, przechowywaniu rzeczy osobistych w dedykowanych szafkach czy rotacji biurek.
Ten tekst jest częścią projektu Biura: nowa definicja przestrzeni. Architektura. Design. Komfort pracy. Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników. Podpowiadamy, co warto zmienić w otoczeniu biurowym, by codzienna praca była bardziej efektywna i przyjemna. Odkrywaj i zmieniaj swoje biuro »
Najbardziej udane projekty, w tym przeprowadzki, oparte są na współpracy. Dlatego należy włączyć w ten proces liderów działów oraz firmowych liderów opinii. Ich wkład w fazę diagnostyczną bardzo się przyda. Najbardziej poważani pracownicy dostarczą niezwykle cennej wiedzy o tym, co poszczególni członkowie zespołów tak naprawdę myślą o planach związanych ze zmianą siedziby. Należy działać więc tak, aby pracownicy czuli odpowiedzialność za przeprowadzkę i sami stali się „agentami zmiany”. Zdecydowanie nie wolno obrażać się na tych, którzy już na samym początku są sceptyczni. Jeśli uda się ich przekonać do zmiany stanowiska, mogą stać się sojusznikami zaangażowanymi w proces zmiany. A jeśli dodatkowo uda się udowodnić im, że ich zdanie faktycznie jest brane pod uwagę, staną się najwierniejszymi ambasadorami przeprowadzki, dzielącymi się pozytywnymi informacjami z innymi pracownikami.
Zaintryguj ludzi
Komunikacja to skomplikowany element procesu zarządzania zmianą. Można mieć absolutną pewność, że jeden mail z informacją o przeprowadzce wysłany do wszystkich osób w firmie nie rozwiąże obaw pracowników. Komunikacja takiego wydarzenia nie może być nudna. Trzeba zbudować odpowiednie napięcie, wykorzystać dobre emocje. Konieczne jest też zaproszenie do współpracy zespołów marketingu i PR oraz działu HR. Trzeba stworzyć szyld, pod którym będzie odbywać się cały proces. Warto w tym celu wykorzystać atrakcyjną grafikę, nawiązać w zabawny sposób do produktów lub usług firmy – od początku potrzebne jest budowanie pozytywnego skojarzenia z nowym adresem. Osoby zarządzające procesem zmiany powinny zadbać o spójność komunikacji w wewnętrznym newsletterze, na plakatach, filmach edukacyjnych. Na pewno warto pokazać, jak będzie wyglądało nowe biuro – nic tak nie działa na wyobraźnię, jak realistyczna wizualizacja przestrzeni, z których już niedługo będą korzystać pracownicy. Jeśli okoliczności na to pozwalają – w trakcie prac aranżacyjnych można zabrać na miejsce kolegów i koleżanki. Działania należy intensyfikować w miarę zbliżania się „wielkiego dnia”.
Nikt nie mówił, że przenosiny do nowej siedziby to łatwa sprawa. Zmiana biura oczywiście może być stresująca, ale podobnie jak przeprowadzkę do nowego domu warto ją uczcić w odpowiedni sposób. Nawet tak proste rozwiązanie, jak np. wspólne śniadanie w nowym biurze, może przynieść bardzo pozytywne emocje. A jeśli firma zdecyduje się na większą imprezę, można mieć pewność, że współpracownicy naprawdę poczują, że wraz z przeprowadzką właśnie zaczyna się nowy rozdział w ich życiu zawodowym.
Nie należy jednak spoczywać na laurach. Jednocześnie trzeba bowiem pamiętać, że zajęcie miejsca przy nowym biurku nie oznacza końca przeprowadzki. Część pracowników może zgłaszać problemy z nowym wyposażeniem, skarżyć się na ustawienie biurek, narzekać na działanie wind – takich sytuacji z pewnością będzie wiele. Nawet po przeprowadzce należy więc monitorować sytuację i dać ludziom czas na przyzwyczajenie się do nowej rzeczywistości. Po 4‑6 miesiącach dobrze jest przeprowadzić ankietę satysfakcji, która pokaże, co pracownicy sądzą o nowej przestrzeni. Należy starać się naprawić wszelkie niedociągnięcia. Biuro powinno być elastyczne i umożliwiać reagowanie na potrzeby organizacji.
