Poprowadzone z sukcesem spotkanie służbowe to często klucz to podjęcia ważnych decyzji w firmie, wprowadzenia istotnych zmian i transformacji, nawiązania cennych relacji biznesowych, zawarcia nowych kontaktów, sfinalizowania transakcji z klientami, kontrahentami, czy innymi współpracownikami. Na efektywnym spotkaniu biznesowym można omówić ważne tematy, opracować plan pracy nad danym projektem, podsumować pracę w danym kwartale, zrobić burzę mózgów, czy poruszyć wiele najróżniejszych, ważnych dla życia danej organizacji kwestii. Jak prowadzić spotkanie biznesowe? Jak się do niego przygotować, aby podczas jego trwania czuć się pewnie, kompetentnie, ciesząc uwagą i zainteresowaniem swoich słuchaczy? Zapraszamy na mały poradnik!
Dlaczego warto wiedzieć, jak przygotować spotkanie biznesowe?
Każdy, kto ma przed sobą przygotowanie i poprowadzenie profesjonalnego spotkania biznesowego, a już w szczególności w sytuacji, kiedy to dla niego pierwszy raz, zmaga się z pewnością z choćby minimalnym stresem. Czym lepiej będziemy przygotowani, tym nasza pewność siebie wzrośnie, a co za tym idzie, będziemy bardziej przekonujący i fachowi w odbiorze przez pozostałych słuchaczy i uczestników. Zdecydowanie warto zaplanować przebieg meetingu krok po kroku, aby nie zapomnieć o żadnych ważnych elementach, tematach i szczegółach, które koniecznie pragniemy przekazać.
Jak zorganizować spotkanie biznesowe? Przede wszystkim spotkanie powinno być jak najlepiej zorganizowane zarówno od strony technicznej, jak i merytorycznej. Warto wcześniej upewnić się, że wszystko działa jak należy i nie powinno być w tej kwestii żadnych niespodziewanych zakłóceń. Efektywne, dobrze przyjęte spotkanie musi być także interesujące dla samych odbiorców. Spotkanie biznesowe zasady i zagrożenia warto znać, aby wiedzieć czego unikać, a na czym najlepiej się skoncentrować.
Możliwe korzyści udanego spotkania
Udane spotkanie biznesowe może nam pomóc na wielu różnych płaszczyznach – zdobyć zaufanie, zbudować sieć kontaktów, zacieśnić relacje partnerskie i biznesowe, pozyskać nowych klientów. Oczywiście wszystko zależy od samej tematyki oraz zaproszonych osób. Jednak nawet spotkania prowadzone wyłącznie w swoim własnym gronie – na przykład ze swoim teamem, mają ogromne znaczenie dla dobrego samopoczucia pracowników, poczucia być docenionym, otrzymania konstruktywnego feedbacku, przekazania cennych informacji, czy zaplanowania celów i planów na kolejny miesiąc, kwartał albo rok. Czym więcej spotkań organizujemy – czy to w biurze, czy też online, nasze stosunki stają się bliższe, a my sami postrzegani jesteśmy jako osoby, które dbają o pozytywny wizerunek firmy i wzajemne relacje.
Jako spotkanie biznesowe możemy także śmiało uznać rozmowę o pracę – w takim przypadku, dzięki dobrze przygotowanej, starannie poprowadzonej rozmowie kwalifikacyjnej, możemy poznać wielu ciekawych, potencjalnych kandydatów na dane stanowisko i pozyskać do swojego zespołu osobę, która sprawdzi się na nim najlepiej.
Jakie mogą być przyczyny porażek w spotkaniach?
Czy łatwo poprowadzić udane spotkanie na tle biznesowym? Z jednej strony tak, zwłaszcza jeżeli posiadamy w tej kwestii pewne doświadczenie, z drugiej jednak czeka też na nas całkiem sporo pułapek, które mogą negatywnie wpłynąć na sam jego przebieg. O czym konkretnie mowa? Zaczynając od spraw typowo technicznych – problemy z łączem internetowym (w przypadku spotkań prowadzonych drogą online), z rezerwacją sali (w przypadku spotkań stacjonarnych), nieodpowiednia godzina spotkania (lepiej nie organizować spotkań ani z samego rana, gdy wszyscy są jeszcze zaspani i dopiero powoli wdrażają się w wykonywanie swoich obowiązków, ani też pod koniec dnia biznesowego, kiedy są już zmęczeni i marzą wyłącznie o jak najszybszym zakończeniu pracy).
Kolejna kwestia to brak odpowiedniego przygotowania merytorycznego – kiedy nie wiemy co dokładnie mówić, mieszamy i plątamy się w faktach i przekazywanych informacjach, nie określimy precyzyjnie tematu ani planowanego przebiegu spotkania, szybko możemy utracić zainteresowanie i zaangażowanie naszych słuchaczy.
O czym warto pamiętać, aby spotkanie biznesowe się udało?
Przede wszystkim pamiętajmy o wysłaniu zaproszeń na spotkanie z odpowiednim (najlepiej tygodniowym, czy nawet dwutygodniowym) wyprzedzeniem. Jeżeli spotkanie jest dłuższe, starajmy się organizować przynajmniej krótkie przerwy, które pomogą nam na złapanie oddechu, a uczestnikom na wzajemną interakcję, pójście po coś do picia, czy przewietrzenie się. Stwórzmy otwartą, pełną zaufania przestrzeń, w której będzie miejsce nie tylko na nasz monolog i przekazanie przygotowanych przez nas informacji, ale także na wzajemny dialog, burzę mózgów, czy zadawanie pytań. Dobrym pomysłem może być także przygotowanie prezentacji multimedialnej, co z całą pewnością bardziej zaciekawi i zaktywizuje uczestników, niż tylko słowo mówione. Organizowanie spotkań biznesowych wymaga pewnej dawki kreatywności, aby zainteresować słuchacza i zyskać jego 100% uwagę.
Jak przygotować spotkanie biznesowe?
Na czym polega spotkanie biznesowe? To profesjonalny meeting, prowadzony w określonym, konkretnym kierunku. Dobre spotkanie biznesowe powinno mieć ustalony cel – warto zastanowić się, co tak naprawdę pragniemy za jego pomocą uzyskać. Najlepiej przygotować się zarówno merytorycznie, spisując sobie konkretne punkty i zagadnienia, które będą na nim poruszane, ale także praktycznie – chodzi tutaj o kwestie techniczne typu uruchomienie rzutnika, ustawienie kamerki internetowej, włączenie nagrywania, wytypowanie osoby, która sporządzi tak zwane „minutki”, czyli krótkie notatki podsumowujące, które po spotkaniu będzie można rozesłać do wszystkich, i tak dalej.
Checklista przed spotkaniem biznesowym
Checklista to nic innego, jak spisanie sobie punkt po punkcie całego przebiegu spotkania, a także kwestii typowo organizacyjnych, o które powinniśmy zadbać już wcześniej. Jak napisać agendę spotkania? Dobra agenda spotkania biznesowego, czyli mówiąc innymi słowy, po prostu plan spotkania, powinna być starannie przemyślana i stanowić dla osoby prowadzącej pewnego rodzaju „ściągę”, listę najważniejszych punktów, które będą na nim poruszane. Dzięki tak skrupulatnemu przygotowaniu się zyskamy pewność, że nie ominiemy żadnego ważnego tematu, jasno zdefiniujemy także cel spotkania, jego formę, planowany czas trwania, nie zapomnimy o zaproszeniu żadnej ważnej osoby. Warto również sprawdzić, czy organizacja takiego meetingu będzie pociągała za sobą pewne koszty, a jeżeli tak, to zorganizować niezbędny na to budżet (na przykład na przydatne materiały, wydruki, czy choćby napoje i przekąski). Dodatkowo polecamy zastanowić się co może pójść nie tak, aby być przygotowanym na każdą ewentualność i nie dać się dzięki temu wyprowadzić z równowagi, nawet mimo przeszkód i trudności, wciąż pozostając pewnym siebie i profesjonalnym.
Jak dobrze wypaść na spotkaniu biznesowym?
Warto wiedzieć, że istnieje coś takiego, jak savoir vivre w obszarze biznesowym. Jako osoba prowadząca spotkanie, musimy trzymać się pewnych zasad, przede wszystkim pozostając osobą uprzejmą, dobrze wychowaną, pełną szacunku dla pozostałych jego uczestników. Powinniśmy zadbać o nienaganne maniery, odpowiedni strój i wizerunek (najlepiej ubrać się profesjonalnie, ale jednocześnie swobodnie i komfortowo), choć oczywiście najważniejsze będą nasze kompetencje i jak najlepsze przygotowanie merytoryczne. Polecamy także, aby starać się być otwartym na słuchacza, chętnie odpowiadać na zadawane pytania, zachęcać do aktywności i wzajemnego dialogu.
Dodatkowo warto popracować wcześniej nad pewnością siebie, odpowiednią modulacją głosu, mimiką, czy gestykulacją. Jeżeli wciąż jest to dla nas spory stres i spore wyzwanie, na przykład w sytuacji, gdy nie posiadamy jeszcze zbyt dużego doświadczenia w prowadzeniu meetingów, prezentacji, czy różnego rodzaju zebrań firmowych, warto poćwiczyć przed lustrem, czy nawet nagrać swój głos, aby wyłapać ewentualne błędy i obszary, nad którymi warto byłoby jeszcze popracować.
Spotkania biznesowe, choć nie zawsze należą do najłatwiejszym, potrafią być też bardzo owocne i satysfakcjonujące. Jeżeli tylko w odpowiedni sposób się do nich przygotujemy, z całą pewnością wszystko przebiegnie bez większych zakłóceń. Organizacja spotkań biznesowych to naprawdę nic trudnego! Mamy nadzieję, że nasze praktyczne wskazówki i porady okażą się pomocne i przydatne. Warto także wiedzieć, że „praktyka czyni mistrza”, zatem z całą pewnością z każdym kolejnym meetingiem poczujemy się o wiele swobodniej i pewniej w roli prowadzącego.
