Premium

Materiał dostępny tylko dla Subskrybentów

Nie masz subskrypcji? Dołącz do grona Subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Jesteś Subskrybentem? Zaloguj się

X
Następny artykuł dla ciebie
Wyświetl >>

Strefy spotkań – jak usprawnić komunikację

· · 7 min
Strefy spotkań –  jak usprawnić komunikację

Chociaż styl naszej pracy ulega znaczącym zmianom, biura często odzwierciedlają stare sposoby funkcjonowania pracowników. Otwarta przestrzeń z ciasno ustawionymi biurkami i dużymi salami spotkań, uzupełniona gabinetami dla kadry zarządzającej, to częsty widok w naszych miejscach pracy.

Partnerem materiału jest:

Patrząc na wygląd biur z początku XX wieku, nietrudno zauważyć, że najważniejszy element stanowiły w nich biurka. Ustawione równo w długich rzędach, bez zbędnych odstępów. Układ ten bardzo przypominał rozmieszczenie stanowisk w fabryce, tylko narzędzia zostały zastąpione maszynami do pisania. Życie pracownika skupiało się wokół jego stanowiska pracy. Niestety, współczesne biura w pewnym stopniu odtwarzają ten prosty schemat. Open space pełen ciasno ustawionych biurek i kilka dużych sal spotkań uzupełnionych gabinetami dla kadry zarządzającej – tak wciąż wygląda wiele polskich biur.

Biurko to nie wszystko

Tymczasem, jeżeli przyjrzeć się temu, w jaki sposób obecnie ludzie pracują, zauważymy, że charakter pracy znacznie się zmienił. Zmniejsza się ilość pracy odtwórczej na rzecz pracy koncepcyjnej i kreatywnej, rośnie liczba problemów do rozwiązania. Zmiana ta nie dotyczy już tylko agencji kreatywnych i start‑upów. Wśród najbardziej pożądanych u pracowników kompetencji pracodawcy wymieniają innowacyjność. Współczesne organizacje potrzebują ludzi, którzy będą w stanie na bieżąco usprawniać działanie przedsiębiorstw, tworzyć produkty dopasowane do potrzeb coraz bardziej wymagających klientów i błyskawicznie reagować na zmiany w środowisku biznesowym. Równocześnie coraz wyżej cenione na rynku pracy są umiejętności związane z pracą w grupie. Nastawienie na współpracę i umiejętności komunikacyjne są nam potrzebne, ponieważ coraz mniej pracujemy indywidualnie. Oczywiście nadal istnieją działy, które pracują głównie przy indywidualnych stanowiskach (jak np. księgowość). Jednak, jak pokazują badania Grupy Nowy Styl, średni poziom zajętości biurek w firmach wynosi 45%, co oznacza, że ponad połowa biurek nie jest na co dzień użytkowana (na podstawie analizy zajętości 3044 stanowisk pracy; różni klienci).

Coraz częściej wymiana informacji odbywa się w takich miejscach jak lobby czy korytarze. Spotkania te są spontaniczne.

Zatem gdzie przebywają pracownicy, skoro nie ma ich przy biurkach? Spotykają się w zespołach projektowych, organizują burze mózgów, prowadzą poufne rozmowy telefoniczne, prezentują wyniki swojej pracy w biurze klienta, rozmawiają w kuchni i przy windzie. W skutecznych organizacjach informacje sprawnie przepływają pomiędzy działami i zespołami. Ale żeby mogły swobodnie przepływać, ludzie muszą mieć przestrzeń sprzyjającą spotkaniom i rozmowom. Tymczasem pracownicy wciąż borykają się z brakiem komfortowych i odpowiednio wyposażonych miejsc do współpracy. Przekrojowa analiza badań Grupy Nowy Styl pokazała, że wśród pięciu największych bolączek nękających pracowników znalazły się hałas (drugie miejsce) oraz brak odpowiednich miejsc do spotkań formalnych (czwarte miejsce) i nieformalnych (piąte miejsce; na podstawie analizy wyników ankiet przeprowadzonych wśród 2486 pracowników). Nasze obserwacje pokazują, że te problemy są ze sobą powiązane.

Strefy spotkań –  jak usprawnić komunikację

Koncentracja kontra komunikacja

Pracownikom brakuje miejsc do przeprowadzenia szybkich konsultacji czy zaaranżowania krótkiego spotkania, więc rozmawiają przy biurkach, zakłócając pracę innych osób. Na co dzień funkcjonują w biurowym konflikcie pomiędzy potrzebą komunikacji i potrzebą skupienia. Z jednej strony oczekują ciszy i spokoju, żeby móc przeanalizować ważne dokumenty, napisać umowę czy przygotować prezentację, a z drugiej – muszą omówić wyniki analiz, zaprezentować efekty pracy czy po prostu porozmawiać. Te dwa procesy toczą się w biurach równolegle i każdy z nich potrzebuje sprzyjającej przestrzeni. Niestety, nadal niewiele biur ją zapewnia.

Jak pokazują wyniki obserwacji przeprowadzonych w biurach naszych klientów (na podstawie wyników badań zajętości przestrzeni prowadzonych wśród różnych klientów korporacyjnych; próba 2913 pracowników), spotkania odbywają się najczęściej w grupach do czterech osób – nawet w dużych i średnich salach. W świetle tych wyników tradycyjna sala konferencyjna, mogąca pomieścić nawet 20 osób, staje się nieefektywna. Współczesne firmy powinny przyjrzeć się, jakie są faktyczne potrzeby ich pracowników, zamiast korzystać ze schematu kilku dużych sal dedykowanych tak zwanym spotkaniom formalnym. Coraz częściej wymiana informacji odbywa się w takich miejscach jak lobby czy korytarze. Spotkania te nie są organizowane z wyprzedzeniem – często są to krótkie wymiany zdań, niejednokrotnie spowodowane samym faktem napotkania danej osoby. Zatem do niedawna funkcjonujący podział na spotkania formalne i nieformalne wydaje się być już niewystarczający.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Chodzone spotkania biznesowe zwiększają wydajność i kreatywność »

Zasady efektywnych spotkań

**Cel spotkania – **określ, co konkretnie ma zostać wypracowane podczas spotkania. Chcecie podjąć decyzję, podzielić się zadaniami czy ustalić plan działania, który przekażecie zarządowi do akceptacji? Temat spotkania to dopiero początek – cel ma zdefiniować mierzalny efekt naszych rozmów. Dobrze zdefiniowany cel spotkania będzie stanowił dla wszystkich drogowskaz. W razie potrzeby łatwo możemy się do niego odwołać i sprowadzić dyskusję na bardziej efektywne tory. Na końcu cel pozwala ocenić, czy udało się wypracować to, co zaplanowaliśmy. Jeśli nie – trzeba poprawić formułę spotkań.

Uczestnicy – warto się zastanowić, kto powinien wziąć udział w spotkaniu. Ile razy okazało się, że różne działy w firmie pracują nad tym samym zagadnieniem? To marnotrawstwo czasu często wynika z niezaproszenia do udziału w projekcie wszystkich stron potencjalnie zainteresowanych tematem. Sprawdź, czy na sali znajdą się osoby decyzyjne oraz te, na które bezpośrednio wpłyną efekty spotkania. Nieobecność tych pierwszych spowoduje, że spotkanie może się przerodzić w chór narzekań, ponieważ grupa nie będzie miała realnego wpływu na dany obszar. Natomiast brak bezpośrednich odbiorców zmian może wywołać opór na późniejszym etapie działań.

Agenda – każdy z uczestników powinien otrzymać agendę przynajmniej kilka dni przed spotkaniem, żeby mógł się do niego przygotować. Jeżeli oczekujemy, że uczestnicy dodatkowo coś zaprezentują, powinniśmy ich o tym powiadomić z dużym wyprzedzeniem. Nie znamy obłożenia zadaniami innych osób, więc nasze szacunki, że trzy dni każdemu wystarczą, mogą się okazać chybione. Jeśli spotkanie jest wypełnione prezentacjami, pamiętaj, aby w agendzie przeznaczyć czas na dyskusję.

Czas i miejsce spotkania – im krótsze spotkania, tym lepsze. Pamiętaj, że zgodnie z prawem Parkinsona, im więcej czasu zaplanujesz na daną czynność, tym więcej czasu ona zabierze. Dlatego niektórzy radzą, aby skracać o połowę czas pierwotnie przewidziany na spotkanie. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieli, że nie mogą zmarnować ani chwili. Jako organizator musisz także zadbać o rezerwację i sprawdzenie miejsca spotkania. Gorączkowe poszukiwanie krzeseł lub pilota do rzutnika dezorganizuje zebranie i zabiera czas. Dobre spotkanie, z szacunku dla uczestników, zaczyna się i kończy o wyznaczonym czasie.

Moderator – praktyka pokazuje, że jest to często kluczowy uczestnik efektywnych spotkań. Jeżeli spotkanie jest szczególnie ważne, zaproś bezstronnego moderatora – osobę niezwiązaną bezpośrednio z tematem. Jego zadaniem będzie pomóc grupie osiągnąć cel w określonym czasie, sprowadzać zespół na właściwy tor, gdy odejdzie od tematu, i organizować dyskusję tak, aby nic nie rozpraszało grupy. Ponadto dobry moderator zadba o to, aby każda, nawet bardzo cicha, osoba mogła wziąć udział w dyskusji. Będzie on strażnikiem ustalonych na początku zasad.

Zasady – często wyobrażenia uczestników o tym, jak powinno przebiegać spotkanie, są rozbieżne. Dlatego warto już na początku ustalić kilka zasad. Mogą się one wydawać trywialne, ale spisane i zamieszczone
w widocznym miejscu przypomną w najtrudniejszych momentach, że na przykład nie można przerywać sobie nawzajem czy że moderator ma prawo przerwać dyskusję, jeżeli według niego grupa oddala się od celu spotkania. Takie zasady pozwalają osobie prowadzącej sprawnie zarządzać grupą.

Plan działania – pracownicy często narzekają, że spotkania są nieefektywne właśnie ze względu na brak wiążących ustaleń. Dlatego pod koniec każdego spotkania pozostaw chwilę na ustalenie planu działań. Powinien on uwzględniać daty reali‑zacji zadań i osoby za nie odpowiedzialne (np. kto zbierze potrzebne dane, a kto spotka się z zewnętrznymi dostawcami). Dzięki temu zmniejsza się prawdopodobieństwo, że spotkanie będzie bezowocne i tylko sfrustruje uczestników. W ramach planu działania możemy też ustalić linię czasu wszystkich kolejnych kroków. Te najbliższe powinny jednak zostać maksymalnie skonkretyzowane.

Parking – nie jesteśmy w stanie omówić wszystkiego naraz. Czasem podczas spotkań wypływają tematy poboczne, które, choć istotne z punktu widzenia organizacji, nie są istotne z punktu widzenia celu spotkania i dotyczą tylko części uczestników. Dla takich tematów warto utworzyć Parking – osobną listę, na której zostaną one zapisane. Na końcu spotkania, omawiając plan działań, możemy do nich powrócić i ustalić, kto i w jaki sposób zajmie się danym tematem. Parking pozwala zadbać o ważne tematy poboczne bez zaburzania toku spotkania. Dzięki temu osoby, dla których dane kwestie są istotne, nie poczują się zlekceważone.

Różne potrzeby dotyczące przestrzeni

Analizując style pracy naszych klientów, zauważyliśmy, że spotkania są coraz bardziej różnorodne, dlatego też potrzeby związane z aranżacją przestrzeni są dużo bardziej zróżnicowane. Sala rekrutacyjna, która przede wszystkim powinna zawierać elementy związane z budowaniem wizerunku pracodawcy, nie będzie odpowiednim miejscem do generowania innowacyjnych rozwiązań. Kolorowa sala do pracy kreatywnej to nie miejsce, do którego zapraszamy naszych kluczowych klientów. Potwierdzają to także wnioski z warsztatów prowadzonych dla pracowników, podczas których wspólnie z klientami wypracowujemy koncepcję aranżacji przestrzeni wspólnych. Pracownicy wyraźnie sygnalizują potrzebę zróżnicowania przestrzeni w zależności od jej przeznaczenia.

Zmienia się również podejście do kuchni, która przestaje być postrzegana przez pracodawców jako miejsce, w którym pracownicy tracą czas. Powoli przyjmuje ona funkcję kawiarni, w której przy kawie lub podczas posiłku ludzie wymieniają się informacjami i integrują się z osobami z innych zespołów. W nowoczesnych biurach coraz częściej też na korytarzach pojawiają się kanapy i fotele. Pozwalają one w swobodnej atmosferze szybko omówić bieżące sprawy bez konieczności rezerwacji sali. Wymiana informacji przebiega błyskawicznie, wpasowując się w tempo zmian naszego otoczenia biznesowego.

Coraz większą popularnością cieszą się także tak zwane stand‑upy, czyli spotkania na stojąco – formuła od lat wykorzystywana w środowisku IT ze względu na swoją efektywność. Eksperyment porównujący podejmowanie decyzji podczas tradycyjnych spotkań na siedząco i spotkań na stojąco potwierdził skuteczność tej formuły. Spotkania na stojąco trwały zde‑cydowanie krócej, a podjęcie decyzji zajmowało grupie średnio o 34% mniej czasu (The effects of stand‑up and sit‑down meeting formats on meeting outcomes. Allen C. Blue‑dorn; Daniel B. Turban; Mary Sue Love; „Journal of Applied Psychology”, Vol 84(2), Apr 1999). Równocześnie decyzje podejmowane na stojąco nie odbiegały jakością od tych podejmowanych podczas dłuższych spotkań odbywanych na siedząco.

Taka forma spotkań wpisuje się też w nurt tak zwanego corporate wellness, który zyskuje na zna‑czeniu w polskich organizacjach. Dbałość o kondycję psychofizyczną pracowników przestaje być wyłącznie modą, staje się koniecznością, szczególnie w obliczu niedoboru kadr i walki o talenty na rynku pracy. Dlatego też firmy wprowadzają programy pokazujące pracownikom, jak zadbać o siebie i o swoje zasoby energii. Siedzący tryb życia nie sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Stand‑up automatycznie skłania nas do zmiany pozycji, co pozwala poprawić krążenie krwi. W tym kontekście warto też rozważyć formułę, jeszcze mało popularnych w Polsce, tak zwanych walking meetings, czyli spotkań w formie spaceru (zobacz ramkę Chodź na spotkanie! Czyli podstawowe zasady spotkań w formie spacerów). Zyskują one zwolenników chociażby ze względu na wpływ tej formuły na kreatywność, która zdecydowanie wzrasta podczas chodzenia (Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking., Marily Oppezzo and Daniel L. Schwartz; „Journal of Experimental Psychology: Learning, Memory, and Cognition”, 2014, Vol. 40, No. 4).

Chodź na spotkanie! Czyli podstawowe zasady spotkań w formie spacerów

  1. Uprzedź uczestników, jaka będzie formuła spotkania (potrzebne będą wygodne buty)

  2. Ustal miejsce i godzinę początku spotkania, prześlij agendę

  3. Spotkanie ogranicz do 30 minut

  4. Dostosuj tempo do kondycji uczestników

  5. Ustalcie na początku, jak będziecie rejestrować wnioski z dyskusji (dyktafon w telefonie powinien wystarczyć)

  6. Zaplanuj trasę tak, aby spacer kończył się w miejscu, w którym można usiąść i podsumować spotkanie

W zależności od tego, jaką formułę spotkania wybierze pracownik, warto, aby poszukał w swoim otoczeniu przestrzeni, która poz‑woli efektywnie wykorzystać ten czas. Tworząc nowe biuro, należy uwzględnić to, jak zmienił się charakter naszej pracy, i zadbać o różnorodne miejsca spotkań. Odtwarzając formułę biura z początku XX wieku, nie oczekujmy, że będzie ono wspierać pracowników w realizacji zadań w 2017 roku. Minął czas fabrycznych biur, a nasi pracownicy nie chcą być trybikami w maszynie. Trzeba więc zapewnić im różnorodną przestrzeń, która będzie pomocą, a nie przeszkodą w realizacji codziennych zadań.

Ten tekst jest częścią projektu Biuro: nowa definicja przestrzeni. Poznaj trendy i najlepsze praktyki związane z zarządzaniem miejscem pracy!

Marta Badura

Starszy Konsultant ds. Badań i Rozwoju Przestrzeni Pracy, Grupa Nowy Styl.

Wybrane dla Ciebie

MyICAN Twoja ścieżka rozwoju
Załaduj więcej wyników

Polecane artykuły


Najpopularniejsze tematy