Premium

Materiał dostępny tylko dla Subskrybentów

Nie masz subskrypcji? Dołącz do grona Subskrybentów i korzystaj bez ograniczeń!

Jesteś Subskrybentem? Zaloguj się

Podpis elektroniczny zaufanym wsparciem przedsiębiorcy

Podpis elektroniczny zaufanym wsparciem przedsiębiorcy

Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, które jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego. E‑podpis ułatwia przenoszenie procesów do sfery online, pozwala także na niemal całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w organizacji.

PARTNEREM MATERIAŁU JEST KIR

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest w świetle prawa zrównany z własnoręcznym podpisem, dlatego może być wykorzystywany w obrocie gospodarczym czy jako środek dowodowy. W ostatnim czasie e‑podpis jest coraz szerzej stosowany w różnych sektorach gospodarki, m.in. w ubezpieczeniach, bankowości, medycynie czy firmach telekomunikacyjnych.

Jak uzyskać podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to rozwiązanie komercyjne. Aby go uzyskać, konieczne jest zamówienie usługi u jednego z uprawnionych dostawców, których listę można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji: www.nccert.pl. Jeszcze do niedawna do korzystania z podpisu kwalifikowanego niezbędna była karta, na której zakodowany był certyfikat oraz specjalny czytnik. Te standardowe wersje e‑podpisu nadal są dostępne, ale niedawno pojawiły się rozwiązania, które pozwalają korzystać z podpisu kwalifikowanego w wersji całkowicie wirtualnej, na dowolnym nośniku z dostępem do internetu – np. mSzafir dostarczany przez KIR.

Profil Zaufany czy podpis kwalifikowany?

Za sprawą rozwoju e‑administracji i usługi w postaci Profilu Zaufanego, który umożliwia nie tylko identyfikację w e‑urzędzie, lecz także podpisywanie dokumentów, różne urzędowe sprawy możemy załatwić bez podpisu kwalifikowanego. Trzeba jednak pamiętać, że funkcjonalność Profilu Zaufanego ogranicza się do kontaktów z administracją publiczną, i to w niepełnym zakresie. W relacjach biznesowych z klientami i w relacjach B2B warto postawić na podpis kwalifikowany, ponieważ jest rozwiązaniem zdecydowanie bardziej kompleksowym.

E‑podpis – uniwersalne narzędzie dla firm

Firmy wykorzystują podpis elektroniczny do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień – także w obrocie międzynarodowym. W kontaktach z administracją służy do sygnowania deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e‑Deklaracje, wymiany dokumentacji z GUS, GIIF, KRS czy organami samorządowymi.

Funkcjonalność podpisu elektronicznego i korzyści wynikające z używania tego narzędzia dostrzega coraz więcej branż, w tym medycyna, ubezpieczenia, bankowość, a także telekomunikacja, m.in. firma NetWorkS! – jeden z największych w kraju dostawców rozwiązań w zakresie sieci dostępowych RAN (Radio Access Network – radiowa część sieci, czyli sprzęt, który pozwala na łączenie telefonu z siecią komórkową). Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir z oferty KIR został wdrożony w firmie jako kolejny krok służący budowaniu organizacji „paperless”.

– Zakupione zestawy do podpisów zostały przekazane do użytku naszych pracowników, pracujących w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju. Dzięki temu procesy z obszaru HR będziemy realizować w formie całkowicie zdigitalizowanej, włączając w to prowadzenie akt osobowych czy dokumentacji pracowniczej – powiedział Jerzy Pieniążek, Kierownik Projektu Paperless w NetWorkS! – Certyfikaty kwalifikowane pozwalają na znaczne optymalizacje procesowe, szczególnie widoczne w organizacjach rozproszonych, takich jak choćby nasza, zatrudniających pracowników w wielu miejscowościach. Przy ponad 30 biurach terenowych możliwość digitalizacji obiegu dokumentów wymagających dotychczas podpisu odręcznego nie tylko zmniejsza koszt ich procesowania, ale przede wszystkim istotnie skraca czas obiegu – dodał Jerzy Pieniążek.

Kwalifikowany, czyli bezpieczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu, gwarantujący, że jego treść nie została w żaden sposób zmodyfikowana, oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie. Z tego powodu to właśnie e‑podpis zapewnia dokumentom elektronicznym znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa niż podpis złożony na papierowej wersji dokumentu. Jakakolwiek zmiana wprowadzona w treści dokumentu – nawet dodanie jednej spacji – zostanie automatycznie wykryta w trakcie weryfikacji podpisów, a wówczas podpis tak zmienionego dokumentu będzie nieważny.

Oprócz podpisów kwalifikowanych na rynku są również dostępne rozwiązania mniej zaawansowane, pozwalające na składanie „zwykłego” e‑podpisu.
 – Warto jednak pamiętać, że autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym w wielu sytuacjach może być niedostateczna i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów. Przepisy prawa wprost określają, jakie dokumenty dla swojej ważności wymagają stosowania podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.

Podpis elektroniczny ułatwia i usprawnia pracę przedsiębiorcy, jednocześnie zapewniając firmie konkretne oszczędności. Pracownicy nie poświęcają czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. Firma ogranicza zużycie papieru i innych materiałów biurowych. Korzystanie z e‑podpisu sprawia, że dokumenty można podpisywać z dowolnego miejsca i o każdej porze, co jest istotnym udogodnieniem, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej.

Wybrane dla Ciebie

MyICAN Twoja ścieżka rozwoju
Załaduj więcej wyników

Polecane artykuły


Najpopularniejsze tematy