Firmy wiedzą więcej, niż im się wydaje. A przynajmniej mogą wiedzieć, jeśli chcą i potrafią po wiedzę sięgnąć. Ona ciągle krąży – w procesach, w narzędziach, w głowach pracowników. Gdyby tak ją zebrać, zestawić, zapisać w jednym miejscu – któż by nie chciał? Zła wiadomość: prawdopodobnie Ty – jeśli jeszcze tego nie robisz! Jak się za to zabrać?
Findability – znajdowalność, czyli możliwość dotarcia do interesującej nas informacji – od ręki, na żądanie. Choć najczęściej ten termin kojarzy się z pozycjonowaniem w wyszukiwarce Google, nie chodzi tylko o to – tak naprawdę to dopiero czubek góry lodowej. Równie ważna jest umiejętność agregowania i przetwarzania informacji wewnątrzorganizacyjnych, ponieważ stają się one podstawą alokowania odpowiednich zasobów do wyznaczonych zadań. Jak to się dzieje?
![Findability, czyli jak szukać, by znaleźć](https://cdn.ican.pl/f/res-minimized/AMxwuwZrjR23u/1/AIAifNFGqZk67FyOLhPjvNKu0tbnd03aG.png)
Siła enterprise search
Załóżmy, że chcesz dokonać zakupu ważnego dla firmy surowca. Czy, zanim podejmiesz decyzję, chciałbyś mieć możliwość dotarcia do informacji bazowych i analizy, która mówi, jakie było jego wykorzystanie do tej pory, co przyniosło największe straty i dlaczego? Oczywiście. Jednak zazwyczaj, aby wyciągnąć takie dane z organizacji, trzeba zajrzeć do kilku źródeł – nachodzić się, samodzielnie przetworzyć dane i liczyć, że nie popełniło się błędu.
Jeśli jednak miałbyś dostęp do firmowego Google’a i w kilka kliknięć mógł dotrzeć do kluczowych informacji, podjąłbyś szybszą i prawdopodobnie bliższą optimum decyzję. I o to właśnie chodzi w znajdowalności – o takie wykorzystanie narzędzi enterprise search podpiętych pod kluczowe procesy i takie skategoryzowanie oraz skatalogowanie wiedzy, aby zapanować nad wewnątrzorganizacyjnym big data.
To wciąż bardzo niedoceniany i pomijany aspekt działalności firm, które deklaratywnie dążą do ciągłej optymalizacji procesów, ale faktycznie niewiele robią w tym zakresie. Skąd to wiemy?
Niski poziom znajdowalności informacji
Nie, to nie tylko wniosek podparty intuicją, choć z nią zgodny. Potwierdzają to również badania. Jakiś czas temu byłem na konferencji Findability Day zorganizowanej przez Findwise – lidera technologii agregujących wiedzę organizacyjną i pomagających nią zarządzać, który działa również w Polsce. Ogłoszone podczas wydarzenia wyniki badania Enterprise search and findability survey 2015 wskazują jasno, że ponad 50% firm ocenia wyszukiwanie informacji wewnątrzorganizacyjnych jako trudne i bardzo trudne, poniżej 10% jako łatwe i bardzo łatwe. Wniosek: inwestujemy mnóstwo pieniędzy, by optymalizować procesy i produkcję, ale nie dostarczamy adekwatnych narzędzi, by to robić. Jednocześnie praktycznie żadna z badanych organizacji nie uznała umiejętności wyszukiwania informacji w firmie za nieważną.
Nie jest to pozytywne zjawisko, ponieważ nikogo nie trzeba przekonywać, że dane są podstawą podejmowania trafnych decyzji (rozmawialiśmy o tym jakiś czas temu z Pawłem Motylem).
Wspomniane badanie pokazuje również, jakie są najczęstsze bariery w wyszukiwaniu pożądanych informacji:
pracownicy nie wiedzą, gdzie szukać,
firma nie dysponuje odpowiednimi narzędziami,
firma dysponuje zbyt dużą ilością narzędzi i są one zbyt skomplikowane,
cały proces szukania zajmuje zbyt dużo czasu.
Jak widzimy, tylko dwa typy zjawisk są związane z technologią, dwa kolejne z procesami i wiedzą. Brzmi znajomo?
3 poziomy znajdowalności
No dobrze, ale nie wszystkie organizacje radzą sobie tak źle z informacjami wewnątrzfirmowymi – w końcu intranety czy aplikacje zakupowe i inne optymalizujące zarządzanie projektami oraz produkcją są coraz bardziej popularne. I dobrze. Jak zatem sprawdzić, czy obrany kierunek jest właściwy i dokąd zmierzamy?
Wspomniany raport tu także służy podpowiedzią. Możemy podzielić firmy według poziomu dojrzałości:
poziom pierwszy – wyszukiwanie w pionach – nieskoordynowane informacje i inicjatywy,
poziom drugi – jeden silnik wyszukiwania dla wszystkich – technologia agregująca informacje jako centrum biznesu,
poziom trzeci – targetowane wyszukiwanie – całościowe podejście służące ciągłej optymalizacji i łączeniu ze sobą różnych danych.
A jak to wygląda u Ciebie w firmie? Na którym poziomie jest Twoja organizacja?
Być może temat wydaje się dość abstrakcyjny. Może jest to wciąż nowinka. Niemniej to uderzające, jak dużo naszego wysiłku lokujemy w działaniach związanych z ciągłą poprawą, jak ważną rolę odgrywa dla nas redukcja kosztów, a tak naprawdę – jak mało mamy rzetelnej wiedzy, gdzie w organizacji faktycznie powinniśmy podejmować takie działania. Dobra wiadomość na koniec: ta wiedza jest w firmach – wszędzie – wystarczy ją znaleźć.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Wpływ big data na sukces biznesowy »
Big Data wspiera decyzje biznesowe: dlaczego twoja firma też powinna korzystać z danych
Big Data nie jest zarezerwowana dla wielkich organizacji klasy enterprise.
![](https://cdn.ican.pl/minimized/v2/360xAxA/reader-files/book/PIrsy4hcF/1/cover.jpg)