Jak, gdzie i kiedy kontrolować komunikację wewnętrzną?

Chyba nikt nie lubi kontroli. Niemal w każdym przypadku źle się ona nam kojarzy. A jednak jeśli chodzi o komunikację wewnątrz organizacji, odrobina koordynacji przynosi dobre efekty.

Monika Sońta w tekście Płyniesz czy odpływasz? porównała komunikację w firmie do rzeki, która niesie ze sobą różne nurty informacji. Można pozwolić informacjom na swobodny przepływ lub koordynować ich obieg w firmie. Kontrolowanie przepływu informacji firmowych przez zespół komunikacji wewnętrznej ma swoje zalety. Jakie? Przeczytajcie.

Regulacja

Podstawowym zadaniem osób zajmujących się komunikacją w organizacji jest koordynacja informacji przekazywanych wszystkim pracownikom, a także ich wydzielonym, istotnym grupom, np. kadrze kierowniczej. Najczęściej są to wiadomości związane ze strategią firmy, dużymi zmianami oraz najważniejszymi działaniami i projektami. Ścisła kontrola nad takimi informacjami – ich formą i zawartością, wynika z dużej skali oddziaływania na pracowników. Informacje trafiają do całej załogi i dlatego podlegają kilkustopniowej akceptacji. Dodatkowo możliwość masowej dystrybucji informacji do całej załogi jest ograniczona najczęściej do kierownictwa firmy oraz zespołu komunikacji.

Zespoły komunikacji wewnętrznej w firmach nie zajmują się nieformalnym obiegiem informacji ze względu na potrzebne zasoby, ale przede wszystkim z uwagi na fundamentalne założenia tej roli w firmie. Do najważniejszych zadań komunikacji wewnętrznej należy bowiem wspieranie otwartej komunikacji w organizacji, a nie jej blokowanie. Jej rolą jest zachęcanie pracowników do wyrażania opinii i tworzenie przestrzeni do dialogu. Czasem, kiedy nieformalna komunikacja utrudnia pracę, np. plotki przeszkadzają w codziennych działaniach, zadaniem obszaru komunikacji wewnętrznej jest dostarczenie pracownikom wiarygodnych informacji oraz stworzenie przestrzeni do wyjaśnienia wątpliwości np. podczas spotkania firmowego.

Funkcje kontrolne

• Selekcja informacji. Dzięki selekcji informacji, np. tych rozsyłanych poprzez firmowy e‑mail do całej załogi, zmniejsza się obciążenie pracowników niepotrzebnymi wiadomościami. W przypadku faktów o dużym znaczeniu dla firmy natomiast ich intensywne komunikowanie w kanałach wewnętrznych oraz nadreprezentacja pośród innych informacji przykuwają uwagę odbiorców i sprawiają, że są postrzegane jako istotne. W ten sposób najczęściej komunikowane są organizacyjne priorytety i działania strategiczne.

• Narzędzia i kanały. Kierowanie poszczególnych informacji do właściwych kanałów komunikacji i zarządzanie narzędziami komunikacji ułatwia przepływ informacji w firmie. Dzięki koordynacji tego procesu przez zespoły komunikacji wewnętrznej pracownicy wiedzą, gdzie poszukiwać potrzebnych im informacji. Firmowe newslettery, portale intranetowe oraz inne wydawnictwa porządkują świat informacji w organizacji.

• Spójność przekazów. Informacje o firmie przekazywane pracownikom tworzą określony obraz organizacji, pomagając interpretować jej działania w szerszym kontekście. Komunikacja wewnętrzna odpowiada za spójność przekazywanych pracownikom komunikatów ze strategią firmy oraz pokazuje, w jaki sposób cele firmowe są realizowane.

• Wsparcie komunikacyjne. Również pracownicy innych działów, którzy w ramach swoich obowiązków muszą przekazać informacje do całej załogi, korzystają z pośrednictwa komunikacji wewnętrznej. Mają do dyspozycji kanały i narzędzia komunikacji, jak również pomoc w przygotowaniu samego komunikatu. Ewentualne wątpliwości oraz luki identyfikowane są właśnie najczęściej na etapie przygotowywania treści informacji.

Koordynacja komunikacji w organizacji ma wiele zalet. Prowadzona w ramach zespołów komunikacji wewnętrznej pomaga w uporządkowaniu informacji i dostarczeniu kluczowych wiadomości do właściwych odbiorców, ułatwiając codzienną pracę, czego sobie i wszystkim Czytelnikom Harvard Business Review Polska życzę.