Mądre planowanie czasu pozwala zapobiec obniżeniu jakości pracy – i zwiększa efektywność pracujących. Świadomość tego, w co inwestujemy nasz czas i jak go pożytkujemy, przynosi korzyści nie tylko menedżerom, ale również samym pracownikom.
W całej historii opowiedzianej w artykule na koniec pojawia się fundamentalna konstatacja ze strony szefa firmy: „Obecnie o wielu pracownikach wiem tak mało, że nie mam nawet pewności, w jakie procesy czy projekty są zaangażowani. Nie umiem stwierdzić tak podstawowych kwestii, jak to, czy dany projekt realizuje zbyt mała czy zbyt duża liczba osób albo czy wykorzystujemy potencjał każdego z pracowników w możliwie pełnym stopniu. Serio, czuję się trochę jak dziecko we mgle i niełatwo mi w takich warunkach skutecznie zarządzać”.
Zarówno każdy pracownik, jak i menadżer muszą wiedzieć, w co inwestowany jest czas – w końcu to nasz najważniejszy zasób. Potrzebą biznesu nie jest więc kontrola czy ręczne mikrozarządzanie – to tylko pozornie łatwe narzędzia, z których lepiej zrezygnować. Prawdziwym wymaganiem biznesu jest świadomość i uważność zużywanego czasu. To początek drogi w skutecznym zarządzaniu – niezależnie od modelu pracy: stacjonarnego, hybrydowego czy zdalnego. Poszukujemy stale odpowiedzi na pytania: w co inwestować czas, gdzie zużywamy go za dużo, kto lepiej wykonuje konkretne czynności, co należy wyeliminować ze złych praktyk w organizacji, jak rozdzielać zadania? W odpowiedzi na te pytania powstały aplikacje do mierzenia aktywności pracowników i zespołów w czasie pracy, takie jak rozwiązanie SmartTime w ramach pakietu oprogramowania Axence nVision.
Skuteczne zarządzanie czasem
Z jednej strony widzimy, że pracownicy podejmują różne formy aktywności w czasie pracy. Z drugiej ich czas nie zawsze jest dobrze zarządzany. Przed pandemią prawdziwą plagą firm były zbyt częste spotkania i zebrania, niepotrzebna lub źle adresowana komunikacja czy wykonywanie cudzych obowiązków. Lista zbędnych czynności, na które narzekają pracownicy, jest dość długa. Należą też do nich różne procedury firmowe, nadmiar obowiązków czy problemy podczas pracy w zespole. Co ciekawe, pracownicy narzekają też na brak ambitnych zadań, zbyt długie godziny spędzone przy komputerze oraz brak czynników motywujących do wydajniejszej pracy.
Badanie pokazują, że część pracowników nudzi się w pracy lub potrzebuje dodatkowej – choćby słownej – zachęty od przełożonych do większego zaangażowania. Internet dostarcza natomiast mnóstwa pretekstów, aby oderwać się od żmudnych i powtarzalnych zajęć. Rolą menedżerów jest wykrycie powodów, dla których pracownicy wykonują czynności niezwiązane z ich obowiązkami. Brak planowania czasu prowadzi do obniżenia jakości pracy. Równocześnie masowe przejście na pracę zdalną postawiło zarówno przed firmami, jak i pracownikami szereg nowych wyzwań.
Czas prywatny zaczął się mieszać ze służbowym. Nie możemy negować tej nowej rzeczywistości, tylko nauczyć się lepiej nią zarządzać.
Narzędzia do cyfrowej analizy aktywności
Rozwiązania informatyczne mają bardzo duże możliwości w zakresie rejestrowania aktywności pracowników. Nasze rozwiązanie SmartTime pozwala mierzyć aktywności zespołów i pracowników w czasie poświęconym na pracę w poszczególnych aplikacjach i na stronach WWW z dowolnie wybranego okresu. Menedżerowie mogą otrzymywać regularne powiadomienia i raporty z podsumowaniem aktywności swoich zespołów. Biznes może zyskać wiedzę, co przeszkadza w pracy, jakie działania są nieefektywne, a które generują najwięcej korzyści. Dane o zaangażowaniu pracowników w poszczególne zadania pozwalają zidentyfikować, w jakich obszarach konieczna jest zmiana, aby skuteczniej realizować założone cele.
To jest komentarz eksperta. Przeczytaj tekst główny »
Uwaga! Praca kontrolowana
Polski oddział międzynarodowej firmy produkującej i sprzedającej sprzęt elektroniczny szybko i sprawnie przeszedł na – wymuszoną przez pandemię – formę pracy zdalnej i związaną z nią cyfryzację różnorakich procesów. Wszystko wydaje się funkcjonować dosyć sprawnie, a jednak prezes oddziału ma nasilające się wrażenie, że traci kontrolę nad pracownikami.
Dzięki tej wiedzy po prostu planowanie pracy staje się łatwiejsze. Dodatkowo to pracownicy zyskują wgląd w dane o własnej aktywności, aby mieć pełny obraz obszarów wymagających największego zaangażowania. Warto wspierać pracowników w ich samodzielnych inicjatywach poprawy wydajności, dając im narzędzia do samodzielnej analizy wykorzystywanego czasu na poszczególne zadania. Inwestowanie energii w mądrze wykorzystany czas to wzrost wyników oraz większa satysfakcja zespołu.
